Quando un software dovrebbe semplificarti il lavoro, ma finisce per complicartelo. Come il design delle interfacce può influenzare il carico cognitivo, lo stress e il benessere lavorativo.
Immagina di dover registrare una semplice operazione sul gestionale aziendale.
Apri il programma, cerchi la funzione giusta, attraversi tre menu, compili una serie di campi, alcuni dei quali non sai nemmeno perché siano obbligatori. Poi compare un messaggio di errore: “Operazione non consentita”. Non sai cosa sia successo. Non sai quale dato correggere. E soprattutto non sai se quello che hai inserito sia stato salvato. Ricomincia tutto da capo.
Ti suona familiare?
Quello che doveva essere un compito di due minuti ne ha richiesti dieci. Ma il problema non è soltanto il tempo perso. È anche l’energia mentale che hai consumato, la concentrazione interrotta e la frustrazione accumulata.
E se una parte dello stress che viviamo al lavoro dipendesse proprio dagli strumenti digitali che utilizziamo ogni giorno?
Tecnostress: quando la tecnologia diventa fatica
La tecnologia nasce, almeno nelle intenzioni, per semplificare le attività, velocizzare i processi e ridurre il lavoro ripetitivo. Eppure, non sempre accade.
Il termine tecnostress descrive le condizioni di stress associate all’utilizzo delle tecnologie digitali, soprattutto quando le richieste che queste impongono superano le risorse, le competenze o le possibilità di adattamento delle persone. Nel contesto lavorativo può manifestarsi attraverso diversi fattori: sovraccarico di informazioni, continue interruzioni, software complessi, aggiornamenti frequenti e necessità di imparare continuamente nuove procedure.
Non significa che la tecnologia sia negativa. Significa che il modo in cui viene progettata, introdotta e utilizzata può fare una grande differenza per il benessere delle persone.
Pensiamo ai software gestionali, ai CRM, alle piattaforme aziendali e agli applicativi con cui lavoriamo quotidianamente. Molti di questi strumenti sono estremamente potenti, ma la ricchezza di funzionalità non coincide necessariamente con la facilità d’uso. Un software può essere tecnicamente eccellente e, allo stesso tempo, risultare faticoso per chi deve utilizzarlo.
Il carico cognitivo: quanto ci costa mentalmente usare un software?
Ogni attività richiede una certa quantità di attenzione e di elaborazione mentale. Questo impegno viene definito carico cognitivo.
Quando utilizziamo un gestionale, il nostro cervello non deve soltanto elaborare le informazioni necessarie al lavoro. Deve anche comprendere l’interfaccia attraverso cui quelle informazioni vengono gestite.
Facciamo un esempio.
Devi inserire un nuovo cliente nel database aziendale. Per svolgere correttamente il compito devi conoscere i dati del cliente, verificare che siano corretti e inserirli nel sistema.
Questo è l’impegno richiesto dall’attività.
Ma se il gestionale presenta pulsanti poco comprensibili, campi disposti senza una logica evidente, schermate sovraccariche e messaggi ambigui, devi compiere anche un altro lavoro: capire come utilizzare lo strumento.
È un impegno aggiuntivo, che non produce valore per il cliente e non migliora la qualità dell’attività.
In sostanza, una parte delle nostre energie viene utilizzata per gestire la complessità del software anziché per svolgere il lavoro.
Quando questo accade occasionalmente può essere soltanto fastidioso. Quando accade decine di volte al giorno, può diventare una fonte continuativa di affaticamento e frustrazione.
UX e UI: due sigle che riguardano anche chi non sviluppa software
Se non lavori nel settore informatico, probabilmente avrai sentito parlare di UX e UI senza approfondire troppo il loro significato.
Eppure, sono due concetti che ti riguardano direttamente ogni volta che apri un gestionale.
UX significa User Experience, cioè esperienza dell’utente.
Riguarda il modo in cui una persona vive l’interazione con un prodotto digitale.
Quanto è facile completare un’attività? Quanto tempo richiede? I passaggi sono comprensibili? Riesci a raggiungere il risultato senza dover chiedere continuamente aiuto? Il sistema ti fa sentire sicuro di quello che stai facendo?
Una buona esperienza utente non significa soltanto che il software funziona. Significa che il suo funzionamento è coerente con le esigenze e le aspettative di chi lo utilizza.
UI significa User Interface, cioè interfaccia utente.
Comprende gli elementi visivi e interattivi del software: pulsanti, menu, icone, colori, moduli, messaggi, etichette e disposizione delle informazioni.
Un pulsante chiaramente riconoscibile, un messaggio di errore comprensibile o un menu organizzato secondo le attività reali dell’utente sono esempi di scelte progettuali che possono rendere un’interfaccia più semplice da utilizzare.
La differenza?
La UI riguarda come si presenta e come si utilizza l’interfaccia. La UX riguarda l’esperienza complessiva che vivi quando la utilizzi.
Le due dimensioni sono strettamente collegate. Un’interfaccia visivamente gradevole può comunque essere difficile da usare. E un gestionale dall’aspetto essenziale può offrire un’ottima esperienza, se consente di svolgere le attività con chiarezza ed efficacia.
Cinque segnali che il tuo gestionale ti sta complicando il lavoro
Non serve essere esperti di informatica per riconoscere alcuni problemi di usabilità.
Spesso basta osservare cosa succede durante una normale giornata lavorativa.
1. Devi ricordare troppe cose
Codici, percorsi nei menu, sequenze di operazioni, sigle incomprensibili.
Se per svolgere un compito devi ricordare a memoria una lunga serie di passaggi, il software sta chiedendo uno sforzo che potrebbe essere ridotto.
Un’interfaccia ben progettata dovrebbe aiutarti a riconoscere le opzioni disponibili, senza costringerti a ricordarle tutte.
2. Hai paura di sbagliare
“Se clicco qui, cosa succede?”
“Posso tornare indietro?”
“Questo pulsante cancella tutto?”
Quando le conseguenze di un’azione non sono chiare, anche una semplice operazione può generare incertezza.
Un buon software dovrebbe prevenire gli errori e, quando possibile, consentire di correggerli facilmente.
3. Devi fare troppi passaggi per un’operazione semplice
Aprire una schermata, selezionare una voce, entrare in un sottomenu, confermare, tornare indietro e ripetere.
Ogni passaggio può sembrare irrilevante, ma le operazioni ripetitive hanno un peso concreto nel corso di una giornata lavorativa.
Un buon sistema dovrebbe rendere più accessibili le funzioni utilizzate frequentemente, senza aggiungere complessità inutile.
4. Le informazioni sono troppe o sono nel posto sbagliato
Schermate piene di campi, tabelle difficili da leggere, notifiche continue, colori che attirano l’attenzione su elementi secondari.
Quando tutto sembra importante, diventa più difficile capire cosa sia davvero prioritario.
Una buona interfaccia organizza le informazioni secondo una gerarchia chiara, aiutando l’utente a concentrarsi su ciò che serve in quel momento.
5. Ti senti incapace davanti a operazioni che conosci perfettamente
È forse il segnale più interessante.
Sai svolgere il tuo lavoro, conosci le procedure, hai esperienza. Eppure, davanti al gestionale, ti senti spesso in difficoltà.
La prima reazione potrebbe essere pensare di non avere sufficienti competenze digitali.
Ma non è detto che sia così.
Se un’attività che conosci bene diventa complicata soltanto quando la svolgi attraverso un software, vale la pena interrogarsi anche sulla qualità dell’interfaccia.
Il problema non è soltanto informatico: è organizzativo
Quando un gestionale è difficile da utilizzare, le conseguenze non riguardano soltanto il rapporto tra una persona e uno schermo.
Possono coinvolgere l’intera organizzazione.
Le attività richiedono più tempo, aumentano le richieste di assistenza, le persone sviluppano procedure alternative per aggirare le difficoltà, alcune funzionalità vengono abbandonate e possono crescere gli errori operativi.
Non è raro che un software venga introdotto con l’obiettivo di migliorare l’efficienza, ma che una parte dei benefici attesi venga ridotta dalle difficoltà di utilizzo quotidiano.
Inoltre, quando uno strumento è poco intuitivo, il problema viene spesso affrontato esclusivamente attraverso la formazione.
La formazione è fondamentale, ma non può essere l’unica risposta.
Se decine di persone incontrano sistematicamente le stesse difficoltà, forse non serve soltanto insegnare loro a utilizzare meglio il sistema. Serve anche domandarsi se il sistema possa essere migliorato.
Questo richiede una collaborazione tra chi sviluppa i software, chi li acquista, chi organizza il lavoro e soprattutto chi li utilizza ogni giorno.
Progettare interfacce più usabili non significa necessariamente eliminare funzioni o semplificare eccessivamente processi complessi.
Significa rendere la complessità gestibile.
Significa, per esempio, utilizzare un linguaggio comprensibile, organizzare le informazioni in modo coerente, ridurre i passaggi superflui, dare riscontri chiari alle azioni e permettere alle persone di recuperare facilmente dagli errori.
Ma significa anche ascoltare gli utenti.
Perché chi sviluppa un gestionale conosce il funzionamento del sistema, mentre chi lo utilizza quotidianamente conosce le difficoltà concrete del lavoro.
Entrambi i punti di vista sono necessari.
Un’interfaccia più usabile può ridurre gli sforzi inutili, facilitare l’apprendimento, migliorare l’autonomia e contribuire a rendere il lavoro meno dispersivo.
Non risolve da sola tutte le cause del tecnostress, ma può intervenire su una componente importante: la fatica prodotta dall’interazione con strumenti digitali inutilmente complicati.
E il tuo gestionale? È davvero dalla tua parte?
Siamo abituati a valutare i software in base alle funzionalità che offrono, alla loro velocità e alla capacità di gestire dati e processi.Molto meno spesso ci chiediamo quale esperienza offrano alle persone.
Eppure, un gestionale non dovrebbe essere valutato soltanto per ciò che permette di fare, ma anche per quanto sia semplice, chiaro e sostenibile farlo.
Un software efficiente dal punto di vista tecnico non è necessariamente uno strumento efficace dal punto di vista umano.
La buona notizia è che non serve aspettare un grande progetto di riprogettazione per iniziare a individuare le difficoltà. Il primo passo è osservare l’esperienza d’uso, riconoscere i problemi ricorrenti e raccogliere elementi su cui ragionare.
Metti alla prova il tuo software: fai lo screening UX/UI
Che tu sia uno sviluppatore o una persona che utilizza quotidianamente un gestionale, puoi iniziare con una prima verifica.
Sei uno sviluppatore software? Fai il test per scoprire se il tuo software presenta aspetti dell’esperienza utente che potrebbero essere migliorati.
Sei un utente? Fai un check-up del tuo gestionale. Osserva quanto è semplice utilizzarlo e individua le difficoltà che potrebbero rendere il tuo lavoro più faticoso del necessario.
FAI IL TEST – CHECK-UP DEL TUO GESTIONALE
Perché la tecnologia dovrebbe aiutarti a lavorare meglio, non diventare un altro ostacolo da superare.
Se ti interessa l’argomento leggi anche: Intelligenza artificiale, stress e benessere organizzativo.
Per approfondire: https://www.nngroup.com/articles/recognition-and-recall/